В процессе работы с автоматизированными системами управления финансово-хозяйственной деятельностью, с системами электронного документооборота, а также в процессе обмена файлами по электронной почте или другими способами, нередко возникает задача по выбору, сортировке, группировке и созданию архивов из строго определенных файлов или папок. Автоматизировать архивацию документов позволяет приложение WinRAR и надстройка для Excel.

Архиваторы

Программы для создания архивов осуществляют упаковку и распаковку файлов и папок для сжатия размеров, а также для удобства хранения и переноса цифровых данных.

Существует множество различных архиваторов, среди которых наибольшей популярностью в настоящее время пользуются WinRar, 7-zip и WinZip.

Архивация данных

Для решения задач по автоматизации процесса создания архивов выбрано приложение WinRAR, как наиболее популярное и максимально подходящее для этой цели, а также надстройка для Excel, позволяющая многократно запускать WinRAR, создавать архивы в автоматическом режиме и управлять параметрами архиватора. Ниже приведено изображение диалогового окна надстройки.

avtomaticheskoe sozdanie arhivov v zadannoj papke pri pomoshchi winrarCompleteSolutionнадстройка для быстрого создания архивов из файлов и папок

Автоматическая архивация файлов

Надстройка расширяет стандартные возможности Excel, позволяет управлять архивацией и разархивацией документов через выбор нужных опций в диалоговом окне.

Пользователь указывает в диалоговом окне путь к папке, а надстройка дает возможность автоматически упаковывать в архивы содержимое этой папки. Надстройка позволяет перебирать файлы в заданной папке и делать из них архивы типа RAR и ZIP. По умолчанию именам архивов соответствуют имена архивируемых файлов. Если имена файлов имеют какую-либо смысловую кодировку, (например отражают принадлежность к договору №125, когда файл акта выполненных работ имеет имя 125-007-акт, файл счет-фактуры имеет имя 125-007-сф, файл счета на оплату соответственно 125-007-сч) то при помощи надстройки можно создавать архивы, в которых будут сгруппированы документы по какому-либо признаку, например по номеру договора.

Если выбрать опцию «имена архивов из…», то от имени файла обрезается заданное количество символов и это урезанное имя присваивается архиву. Это позволяет добавлять файлы с одинаковыми признаками в общий архив. Аналогичным образом можно использовать опцию «имена архивов до заданного символа».

В надстройке предусмотрено удаление исходных файлов после архивации, а также использование маски по расширению, если в заданной папке находятся файлы разных типов.

Автоматическая архивация папок

Если выбрана опция «Архивировать папки», производится перебор вложенных папок, а имена архивов формируются не из имен файлов, а из названий вложенных папок. Поскольку для сжатия папок с файлами может потребоваться больше времени, чем для сжатия отдельных файлов, то новое задание архиватору от надстройки может поступить раньше, чем тот успел справиться с предыдущим. В таком случае архиватор может выдавать сообщение об ошибке с примерным текстом «Процесс не может получить доступ к файлу, так как этот файл занят другим процессом». Для того чтобы избежать таких ситуаций, существует возможность увеличивать паузу на заданное количество секунд. При автоматической архивации папок, опция использования маски не доступна.

Автоматическое извлечение файлов и папок из архивов

Если в архиве упакованы как файлы, так и папки с файлами, то извлечение данных возможно в двух вариациях. По умолчанию извлекаются только файлы, для извлечения всей структуры вложенных папок необходимо поставить флажок в поле «извлекать вместе с папками».

Все настройки, сделанные в диалоговом окне можно сохранить для последующих сеансов работы.