В некоторых бухгалтерских документах первичной отчетности, а также в договорах, доверенностях и других документах можно встретить написание чисел прописью. Расшифровка чисел используется для избежания различного рода проблем, которые могут возникать как по невнимательности, так и по злому умыслу, когда число сознательно искажается путем приписки цифр к сумме, указанной ранее.

Основная масса документов, которую приходится заполнять сотрудникам предприятий - это так называемая "Первичка", или первичные учетные документы (приходные кассовые ордера, квитанции, товарные накладные, счета на оплату и так далее). Правила работы с документами первичной отчетности регламентируются Федеральным законом "О бухгалтерском учете". Многие документы, формы которых утверждены постановлениями Госкомстата РФ содержат не только строки с указанием сумм, но и строки для расшифровки этих сумм прописью, при этом расшифровка является обязательной.

Наряду с бухгалтерскими существуют и другие документы, где присутствует расшифровка суммы, например договор, доверенность или письмо. Порядок расшифровки суммы, указанной в договоре или доверенности Гражданским Кодексом РФ не регламентируется, но правила написания сумм прописью являются общими для всех документов.

Правила написания расшифровки сумм прописью

1. Сначала указывается сумма цифрами, затем эта сумма повторяется прописью;

2. сумма прописью указывается в именительном падеже, при этом прописью указывается только та часть суммы, которая выражена в рублях, копейки обозначаются цифрами;

3. во избежание приписок первое слово в расшифровке прописью необходимо начинать с заглавной буквы.

Надстройка для преобразования числа в текст прописью в Word

Написание расшифровок сумм прописью в бухгалтерских документах, как правило уже автоматизировано в системах учета финансово-хозяйственной деятельности таких как 1-С, SAP ERP и др. Если же какие-то документы формируются в текстовом редакторе Microsoft Word, при этом в документах предусмотрены поля для расшифровки сумм прописью, то автоматизировать их написание можно при помощи надстройки для Word (аналогичная надстройка для Excel).

Надстройка позволяет быстро преобразовать число в текст прописью, для этого нужно выделить число, запустить макрос, при необходимости выбрать нужную валюту (по умолчанию установлены рубли) и нажать ОК. Сумма прописью формируется в соответствии с вышеперечисленными правилами и вставляется сразу после выделенного числового значения.

kak preobrazovat chislo v tekst propisyu

На выбор пользователя доступны несколько валют: рубли, доллары, евро, гривны и предусмотрен режим "без валюты", когда вместо названия валют прописываются слова "целые" и "сотые" (например, Сорок четыре тысячи шестьсот двадцать целых, 00 сотых). При выборе опции "Все прописью" та часть числа, которая находится после запятой, также прописывается прописью.

Кроме того в некоторых случаях при формировании документов в Word можно автоматизировать их заполнение.

smotret-videoвидео по работе с надстройкой

Downloadскачать надстройку для преобразования числа в текст прописью