Сразу оговорюсь, эта статья не имеет отношения к макросам VBA, тем не менее использование инструментов, которые в ней описаны, помогут повысить эффективность при работе с письмами в приложении Microsoft Office Outlook. При работе с почтовым приложением Microsoft Office Outlook, пользователи зачастую оставляют без внимания такой удобный и полезный инструмент как «Правила и оповещения», позволяющий быстро, качественно и надолго навести порядок в личных папках с корреспонденцией. Правила – это набор условий, действий и исключений для обработки сообщений электронной почты. Правилами определяются действия, которые должны выполняться автоматически для писем, удовлетворяющих определенным условиям.
Напомню о том, что при выборе любой папки с письмами пользователю доступны несколько полей для сортировки писем, кликая по которым левой кнопкой мыши, можно изменять сортировку по возрастанию на сортировку по убыванию и обратно.
Кликнув на одном из этих полей правой кнопкой мыши, пользователь может упорядочить письма по выбранной категории, выбрать способ сортировки, сгруппировать письма по заданному полю, удалить и добавить поля, а также форматировать столбцы.
Рассмотрим применение и действие правил на конкретном практическом примере в приложении Outlook пакета MS Office 2007. На мой адрес электронной почты ежемесячно приходят счета от оператора сотовой связи. Настроим работу почтового приложения так, чтобы эти письма поступали и хранились в отдельной папке. Приступим!
Запускаем почтовое приложение, кликаем правой кнопкой мыши на элементе «Личные папки» и выбираем пункт «Создать папку…»
Создаем новую папку с именем «МТС», которая будет располагаться в личных папках.
Подготовительная работа завершена, приступаем к созданию нового правила. Новое правило можно создать двумя способами, начнем с того, который проще. В папке «Входящие» выбираем письмо от нужного нам отправителя, в моем случае это оператор сотовой связи МТС, находим в панели инструментов кнопку с изображением папки и нажимаем ее.
Появляется окно «Создание правила» в котором остается проставить галочки. Для решения моей задачи это две галочки.
После нажатия кнопки ОК появляется окно, информирующее нас об удачном завершении. Если в этом окне поставить галочку, то правило применится ко всем письмам текущей папки.
Созданные правила можно просматривать, изменять, копировать, удалять, менять порядок применения, а также импортировать и экспортировать. Для того чтобы совершить с правилами какие либо из перечисленных действий, заходим в меню «Сервис»/ «Правила и оповещения»
Открывается окно «Правила и оповещения» в котором можно производить действия с правилами, отсюда же можно создать новое правило, используя Мастер правил, это и есть второй способ.
Мастер правил представляет из себя средство, помогающее создавать правила для обработки сообщений электронной почты. Думаю, что с мастером правил Вы разберетесь уже без моего участия.
Другие материалы по теме:
|
|
